Ordresystem og førerapp

Omfang

Hva leveransen inneholder.

Ordre og reservasjon med kunde, oppdragskontakt, arbeidssted og arbeidsbeskrivelse
Kunderegister med kontaktpersoner
Maskinregister med data per maskin
Ansatte, med binding mellom fører og maskin
Kalender for koordinator med disponering av maskiner og førere
Timer og maskintimer per oppdrag
Førerapp med dagens oppdrag, bilder og avviksmelding
Digital kjøreseddel med bekreftelse fra kunde
Ordrebekreftelse på e-post
Integrasjon mot Tripletex

Forholdet til Business Central

Denne leveransen dekker driften. Sjekklister, dagsrapporter, lønnsgrunnlag og ressursstatistikk inngår ikke, og må dekkes i egne leveranser før Business Central kan avvikles.

Spesifikasjon

Ordre og reservasjon.

Feltene følger reservasjonsbildet dere viste oss, med de tilleggene som kom opp i møtet 27. august.

Felt	Beskrivelse
Kundenr. og kundenavn	Nedtrekk fra kunderegisteret. Varsel ved forfalt saldo, forutsatt at Tripletex gir ut saldostatus på API-et.
Bestilt av	Kontaktnr., navn, telefon og e-post. Lagres på kunden for gjenbruk.
Oppdragskontakt	Egne felt for kontaktnr., navn, telefon og e-post.
Arbeidssted	Adresse. Overføres til førerappen som navigasjonsmål.
Arbeidsbeskrivelse	Fritekst uten lengdebegrensning.
Tilleggsinformasjon til kunden	Fritekst. Følger med på ordrebekreftelsen.
Tidsplan	Fra dato og klokkeslett, til dato og klokkeslett.
Maskin	Velges før fører. Standardfører for maskinen foreslås.
Ansatt	Bindes til maskinen på ordren. Kan overstyres.
Selgerkode	Hvem som opprettet ordren.
Reservasjonsreferanse	Kundens eget ordre- eller prosjektnummer.
Ordrebekreftelse	Sendes på e-post ved opprettelse. Eget felt for mottakeradresse.
Status	Reservert, disponert, pågår, ferdigmeldt, fakturert.

Kalender.

Én linje per maskin, oppdrag som blokker langs tidsaksen
Dag som standardvisning, uke som eget valg
Dra og slipp for å flytte oppdrag mellom maskiner og tidspunkt
Systemet avviser overlapp på samme maskin. Om koordinator skal kunne overstyre bevisst, avklares ved oppstart
Ledig kapasitet markeres
Klikk på en blokk åpner ordren
Endring av maskin nullstiller førerens kvittering og varsler ny fører

Førerapp.

Dagens oppdrag i tidsrekkefølge, med sted, tid, kunde og oppdragskontakt
Kvittering for mottatt oppdrag
Registrering av arbeidstimer, maskintimer, ventetid, reisetid og overtid
Bilder knyttet til oppdraget
Avviksmelding med bilde og alvorlighetsgrad
Fungerer uten dekning: registreringer lagres lokalt og sendes når nettet er tilbake
Kjører i nettleser på iOS og Android, uten app-butikk

Digital kjøreseddel.

Del	Beskrivelse
Felter	Ut kl., inn kl., maskintimer, 50 % og 100 % overtid, ventetid, reisetid, diett, bom, jibb, vinsj. Samme oppsett som dagens bilag.
Utfylling	I førerappen, på oppdragsstedet.
Bekreftelse	Signatur på førerens telefon, med navn på den som signerer. Alternativt bekreftelse via e-postlenke til oppdragskontakten.
Ingen til stede	Registreres som eget valg med tidsstempel. Kjøreseddelen sendes oppdragskontakten på e-post for bekreftelse.
PDF	Genereres i deres oppsett med logo. Lagres på ordren og sendes kunden.
Videre	Timene blir fakturagrunnlag uten ny registrering.

Avklares ved oppstart

Om ventetid og reisetid skal være obligatoriske felt, og hvor strengt signaturen skal kreve navngitt signatør. Begge deler påvirker hvordan appen oppleves i felt, og bør besluttes av dere.

Integrasjon mot Tripletex.

Retning	Innhold
Tripletex → systemet	Kunder, kontaktpersoner, saldostatus
Systemet → Tripletex	Fakturagrunnlag med ordrelinjer og kjøreseddel som vedlegg
Systemet → Tripletex	Timer per ansatt og dato

Tripletex har åpent REST-API med eget testmiljø. Integrasjonen bygges og testes mot testmiljøet før den kobles til produksjon. API-tilgang må søkes om hos Tripletex, og bør igangsettes ved kontraktsinngåelse.

Forbehold om hva Tripletex tar imot

Vi har bekreftet at API-et finnes, at det er åpent dokumentert, at det har testmiljø, og at det har endepunkter for kunder og ordre. Vi har ikke verifisert felt for felt at det tar imot alt vi har spesifisert over — det lar seg først gjøre med tilgang til API-et.

Punktene vi tar forbehold om:

Kjøreseddel som vedlegg på faktura eller ordre. Er det ikke mulig, sendes kjøreseddelen som lenke eller e-post i stedet.
Timeregistrering per ansatt. Tripletex kan kreve at timer knyttes til aktivitet eller prosjekt. Da må dere sette opp en struktur for det.
Saldostatus per kunde til varselet i ordrebildet.
Ordrelinjer. Poster som ventetid, reisetid, jibb, vinsj, bom og diett må finnes som produkter i deres Tripletex. Oppsettet av disse er deres, ikke vårt.
Begrensninger på antall kall som kan påvirke hvor ofte vi synkroniserer.

Viser det seg at noe ikke lar seg overføre, leverer vi en dokumentert alternativ løsning innenfor samme pris — for eksempel eksportfil i stedet for direkte overføring. Krever alternativet vesentlig mer arbeid, avtales det som endring før vi bygger.

Vi anbefaler at API-tilgangen søkes om nå, uavhengig av når leveransen starter. Da kan vi verifisere punktene over før bit 4 settes i gang, og eventuelle overraskelser kommer tidlig i stedet for sent.

Plattform

Teknisk løsning.

Systemet bygges serverløst — ingen servere å drifte, ingen operativsystem å vedlikeholde, og kapasitet som følger bruken automatisk.

Komponent	Bruk
Applikasjon og API	Serverløst, kjørt i kantnett med lav svartid mot brukeren
Database	Administrert, med automatisk sikkerhetskopiering. Ordre, kunder, maskiner, ansatte, timer og kjøresedler
Fillagring	Objektlagring for bilder og PDF-er
Køsystem	Utsending av e-post og synkronisering mot Tripletex, kjøres i bakgrunnen
Planlagte jobber	Faste kjøringer på klokkeslett

Systemet deles i moduler med definerte grenser, slik at senere leveranser kan legges til uten å endre eksisterende moduler
Hver endring får egen testversjon på egen adresse før produksjonssetting
Ingen brukerlisenser. Driftskostnaden er uavhengig av antall brukere

Drift og sikkerhet

Forhold	Slik løses det
Datalagring	Database og filer lagres innenfor EU.
Sikkerhetskopi	Databasen kan gjenopprettes til et hvilket som helst tidspunkt de siste 30 dagene, uten at kopier må tas manuelt.
Kryptering	All trafikk over HTTPS. Data kryptert også når de ligger lagret.
Tilgangsstyring	Roller per bruker. Fører ser sine egne oppdrag, koordinator ser alt, administrator styrer registre og tilganger.
Overvåking	Automatisk varsling ved feil og nedetid. Feilretting inngår i driftsavtalen.
Sporbarhet	Endringer på ordre og kjøreseddel logges med bruker og tidspunkt.

Dere eier både koden og driftskontoen

Løsningen settes opp på en egen skykonto registrert på Roar Wilhelmsen Kran AS, ikke inne hos oss. Vi drifter den på deres vegne, men det er deres konto, deres data og deres kildekode.

Avsluttes samarbeidet, overtar dere kontoen som den står. Systemet kjører videre uten oss, og dere kan drifte det selv eller la noen andre gjøre det. Ingen oppsigelsestid, ingen utleveringsgebyr, ingen leverandør som sitter på nøkkelen.

Pris

Fem biter, fastpris per bit.

Hver bit bestilles for seg og leveres i drift før neste starter. Prisene er faste, ikke estimater — timetallene under er vårt grunnlag, og avviket bærer vi.

Bit 1

Fundament og registre

70 000

1 uke · 60–95 timer

Plattform, database, innlogging og roller
Kunderegister, maskinregister, ansattregister
Binding fører–maskin

Bit 2

Ordre, kalender og ordrebekreftelse

115 000

1,5–2 uker · 100–150 timer

Reservasjon med feltene i spesifikasjonen
Kalender med dra og slipp og overlappskontroll
Ordrebekreftelse på e-post

Bit 3

Førerapp og digital kjøreseddel

125 000

1,5–2,5 uker · 110–180 timer

Førerapp med oppdrag, timer, bilder og avvik
Drift uten dekning
Kjøreseddel med signatur og PDF

Bit 4

Integrasjon mot Tripletex

55 000

1 uke · 45–70 timer

Kunder inn, fakturagrunnlag ut, timer ut
Testes mot Tripletex' testmiljø før produksjon

Bit 5

Parallelldrift og opplæring

35 000

25–40 timer, fordelt over to kalenderuker

To uker med drift i begge systemer, med avstemming mellom dem
Opplæring av koordinator og førere
Retting av feil avdekket i prøveperioden

Bit	Timer	Uker	Fastpris
1 · Fundament og registre	60–95	1	70 000
2 · Ordre, kalender og bekreftelse	100–150	1,5–2	115 000
3 · Førerapp og kjøreseddel	110–180	1,5–2,5	125 000
4 · Integrasjon mot Tripletex	45–70	1	55 000
5 · Parallelldrift og opplæring	25–40	2 uker	35 000
Samlet	340–535	6–8	400 000

Alle priser er eks. mva. Timeestimatet forutsetter to utviklere på full uke, og er oppgitt for å vise grunnlaget. Blir det flere timer enn estimert, er prisen den samme.

Drift

4 000 kr per måned for overvåking, feilretting og oppdateringer. Faktureres etterskuddsvis fra produksjonssetting. Videreutvikling avtales per leveranse.

Plattformkostnaden kommer i tillegg og betales direkte av dere, siden kontoen står i deres navn. For et system av denne størrelsen ligger den erfaringsmessig på noen hundre kroner i måneden, og følger faktisk bruk — ikke antall ansatte.

Avgrensning

Ikke inkludert.

SMS-utsending. All varsling til kunde går på e-post.
Lønnskjøring. Timer overføres til Tripletex; lønn kjøres der.
Regnskap og bilagsbehandling.
Sjekklister og dagsrapporter.
Ressursstatistikk og rapportuttak utover det som ligger i skjermbildene.
HMS-modul: SJA, RUH, revidering og sjekklistearkiv.
Synkronisering mot HMSREG.
Kompetanseregister.
Dokumentsenter.
Prosjektregnskap.
Migrering av historiske ordrer og kjøresedler. Registre overføres.
Innkjøp og leverandørfakturaer.

Punktene over kan tilbys som egne leveranser.

Vilkår

Forutsetninger og betingelser.

Vi trenger fra dere

Kontaktperson med beslutningsmyndighet, tilgjengelig gjennom leveransen
Uttrekk av kunder, maskiner og ansatte fra dagens system
Igangsatt søknad om API-tilgang hos Tripletex
Logo og ønsket oppsett for kjøreseddelen
Avsenderadresse for utgående e-post, og tilgang til å legge inn DNS-oppføringer på domenet slik at e-posten ikke havner i søppelpost
Produktoppsett i Tripletex for postene på kjøreseddelen
Beslutning om obligatoriske felt på kjøreseddelen og krav til signatur
Tilgang til én koordinator og to førere i prøveperioden

Betingelser

Fastpris per bit, fakturert ved levering av biten
Skykontoen opprettes i deres navn ved oppstart. Vi får driftstilgang, dere eier kontoen
Hver bit settes i drift og godkjennes før neste starter
Prisen forutsetter at spesifikasjonen ligger fast. Endringer prises separat
Feilretting på levert funksjonalitet er inkludert i tre måneder etter at biten er godkjent
Framdrift avhenger av at Tripletex innvilger API-tilgang
Tilbudet er gyldig i 30 dager

Smartkode
hei@smartkode.no · smartkode.no