Basis ordresystem og førerapp

Det vi så i møtet

Dere har allerede et system. Problemet er ikke at det mangler felt.

Business Central med Xago har reservasjon, kalender, kjøreseddel, signatur, sjekklister og timeoverføring til lønn. Feltene finnes. Det som ikke virker er hvor tungt det er å bruke dem — og hva som skjer med dataene når de er tunge.

Kjøreseddelen dere viste oss

Ordre 101472. Ut kl. 07.00, inn kl. 21.00. Fjorten maskintimer, fem timer 50 % overtid, én time 100 %.

Ventetid: 0,00. Reisetid: 0,00. Bom: 0,00.

Kanskje var det ingen ventetid den dagen. Det kan vi ikke vite av ett bilag — og det er nettopp poenget. Feltene finnes, de står på null, og ingen vet om nullene er sanne. Arbeidet ble utført 22. juni. Signaturen kom 29. juni, en uke etter.

Signaturene i kjøreseddellista

I kolonnen for hvem som signerte står det ITS, OK, KUNDE, TY, HANS — og flere steder IKKE TILSTEDE, med førerens egen signatur ved siden av.

En signatur som ikke identifiserer hvem som signerte, er ikke dokumentasjon. Den er en rute som ble fylt ut. Kommer det en diskusjon om tre timers venting, hjelper den ikke.

Dette er ikke kritikk av folkene. Det er det som skjer når registreringen er tyngre enn jobben. Fører står på Kongshavnveien klokka ni om kvelden og skal fylle ut et skjema — da blir det OK i signaturfeltet og null i ventetid.

Derfor er dette det riktige stedet å begynne

Ordren og kjøreseddelen er der pengene blir borte, og det er den delen Robin selv sa de vil ha først. Bygger vi den slik at den er raskere å bruke enn å la være, kommer tallene inn av seg selv.

Hva full utfasing betyr

Skal Business Central ut, må alt det gjør i dag finnes et annet sted. Det meste havner i to bøtter: drift hos oss, og økonomi i Tripletex. Her er hele Kranleder-rollen deres, sortert.

I Business Central i dag	Hvor det havner
Reservasjon — venteliste, utlevert, venter	Bit 2 · ordre og kalender
Jobber i gang, per bruker	Bit 2 · kalender
Kjøreseddelliste	Bit 3 · digital kjøreseddel
Avvik	Bit 3 · avviksmelding fra appen
Salgsfakturaer, følgesedler, kreditnotaer	Tripletex
Mottak og kjøpsfakturaer	Tripletex
Sjekklister og dagsrapporter	Egen bit etter basis
Sjekklister med advarsler (179 i dag)	Egen bit etter basis
Bokførte jobber — lønn	Egen bit etter basis
Ressursstatistikk	Egen bit etter basis

Vær klar over dette før lisensen sies opp

Basis dekker driften. Sjekklister, dagsrapporter, lønnsgrunnlag og ressursstatistikk gjør den ikke — de kommer som egne biter etterpå. Business Central kan derfor ikke skrus av samme dag som basis er i drift.

La den stå til de bitene også er på plass, og gjør utfasingen til et vedtak dere tar når dere ser at det nye holder. Det er billigere enn å oppdage et hull i november.

Hva dette er, og hva det ikke er

Basis, bygget for å vokse.

Jostein listet elleve punkter. Dette forslaget dekker de fire første og legger grunnmuren under resten. Det er et bevisst valg, ikke en forglemmelse.

Med i denne leveransen

Ordre og reservasjon, med kunde, oppdragskontakt, arbeidssted og arbeidsbeskrivelse
Kunderegister, synkronisert fra økonomisystemet
Maskinregister med data per maskin
Ansatte, og binding mellom fører og maskin
Kalender for koordinator — hvem er ute, hvilken maskin, når
Timer og maskintimer per oppdrag
Førerapp med dagens jobber, bilder og avviksmelding
Digital kjøreseddel med bekreftelse fra kunden på stedet
Ordrebekreftelse på e-post og SMS
Integrasjon mot Tripletex

Kommer etterpå, når basis står

Komplett HMS/KS med SJA, RUH, revidering og sjekklistearkiv
Synkronisering mot HMSREG
Kompetanseregister
Dokumentsenter
Prosjektregnskap og utvidet økonomioversikt
Felles innboks for e-post, telefon og SMS knyttet til ordren

Alt dette er tegnet ut i demoen allerede, så dere kan se hvor det havner. Men vi bygger det ikke nå. Det operasjonelle først — det var beskjeden fra møtet, og vi er enige i den.

Spesifikasjon

Felt for felt, mot skjermene dere viste oss.

Under står det som faktisk skal bygges, satt opp mot reservasjonsbildet i Business Central. Ingenting her er nytt for dere — det er de samme opplysningene, samlet på færre klikk.

Ordre og reservasjon

Felt	Hvordan det virker
Kunde	Nedtrekk fra kunderegisteret. Kundenummer og navn følger med. Forfalt saldo vises som varsel, slik som i dag.
Bestilt av	Kontaktperson med navn, telefon og e-post. Huskes på kunden til neste gang.
Oppdragskontakt	Hvem føreren skal ringe når han står på plassen. Egen person, ikke nødvendigvis den som bestilte.
Arbeidssted	Adresse med kartoppslag. Går rett i førerappen som navigasjon.
Arbeidsbeskrivelse	Fritekst, uten lengdebegrensning. Robin påpekte at feltet er for lite i dag.
Tilleggsinformasjon til kunde	Det som skal stå på bekreftelsen — «2200 pr time avtalt» og lignende.
Tidsplan	Fra dato og klokkeslett, til dato og klokkeslett.
Maskin og fører	Maskin velges først, fører bindes til maskinen. Standardfører foreslås automatisk.
Selger	Hvem som opprettet ordren. Følger med til statistikk.
Referanse	Kundens eget ordre- eller prosjektnummer.
Ordrebekreftelse	Går ut på e-post og SMS når ordren opprettes. Robin etterspurte nettopp dette.

Kalender

Xago-kalenderen viser alt på én gang: alle ressurser, alle grupper, fjorten dager, i seks farger. Den er teknisk komplett og praktisk uleselig — og ingen liker den, slik det ble sagt i møtet.

Én dag om gangen som standard, med uke som eget valg
Én linje per maskin, oppdragene som blokker langs tidsaksen
Dra og slipp for å flytte et oppdrag til annen maskin eller annet tidspunkt
Systemet nekter dobbeltbooking i det den skjer, ikke dagen etter
Ledig kapasitet vises som skravur — hullene er synlige, ikke skjult
Klikk på en blokk åpner ordren

Dette er skjermen som er bygget ut i demoen. Prøv den — det er raskere enn å lese om den.

Førerapp

Dagens jobber i rekkefølge, med sted, tid, kunde og oppdragskontakt
Kvittering for mottatt oppdrag, så koordinator ser at beskjeden er lest
Timer: arbeidstimer, maskintimer, ventetid, reisetid, overtid
Bilder knyttet til oppdraget — etterspurt i møtet
Avviksmelding med bilde: gravemaskin i veien, påkjørt kran, feil på utstyr
Virker på telefon i felt, også med dårlig dekning — registrering lagres lokalt og sendes når nettet er tilbake

Kjøreseddel med digital bekreftelse

Dette er den delen som betyr mest, og den er verdt å beskrive presist.

Steg	Hva skjer
Fylles ut i appen	Fører registrerer timene mens han står der. Feltene er de samme som på dagens papir: ut kl., inn kl., maskintimer, overtid, ventetid, reisetid, diett, bom, jibb, vinsj.
Ventetid og reisetid er egne, obligatoriske felt	Skal de stå på null, må det være et aktivt valg. Ikke noe man hopper over fordi man har det travelt.
Kunden bekrefter på stedet	Signatur på førerens telefon, med navn skrevet inn — ikke bare en strek. Alternativt bekreftelse via SMS-lenke hvis kunden ikke er til stede.
Er ingen til stede	Da registreres det som «ingen til stede» med tidsstempel og posisjon, og bekreftelsen sendes til oppdragskontakten på SMS. Ingen fører signerer på kundens vegne.
PDF genereres	Samme oppsett som deres eget bilag, med logo. Går til kunden og legges på ordren.
Blir fakturagrunnlag	Timene går rett videre. Ingen som taster dem om igjen.

Én ting vi må avklare med dere

Dagens signatur er en strek på et bilag som ofte kommer dager senere. Skal den nye ha rettslig verdi som dokumentasjon, bør den ha tidsstempel, posisjon og navngitt signatør. Det er strengere enn i dag, og det vil merkes ute hos noen kunder.

Vi anbefaler det likevel, men det er deres valg hvor strengt det skal settes. Det er en avgjørelse for oppstartsmøtet, ikke noe vi bestemmer.

Integrasjon mot Tripletex

Robin spurte i notatet om API-et i det hele tatt finnes. Det gjør det. Tripletex har et åpent, dokumentert REST-API med eget testmiljø. Autentiseringen bruker to tokens, og vi kan bygge og teste hele integrasjonen mot testmiljøet uten å røre produksjonsregnskapet.

Retning	Hva
Tripletex → oss	Kunder, kontaktpersoner, forfalt saldo
Oss → Tripletex	Fakturagrunnlag med linjer, timer og kjøreseddel som vedlegg
Oss → Tripletex	Timer per ansatt og dato, etter godkjenning

Prinsippet er at økonomisystemet er fasit på penger, og driftssystemet eier driften. Ingen data som lever to steder samtidig.

Når Business Central går ut, blir denne kritisk

Så lenge begge systemene stod, var Tripletex-koblingen en bekvemmelighet. Går Business Central ut, er den eneste vei til regnskapet. Den må virke før noe gammelt slås av.

Derfor bygges og testes hele integrasjonen mot testmiljøet først, og kjøres parallelt med dagens fakturering i bit 5 før noen stoler på den alene. Registrering for API-tilgang bør startes med en gang — den godkjenningen styrer ikke vi over.

Teknisk fundament

Bygget for å bli stort, uten å bli stort med en gang.

Alt kjører på Cloudflare. Ingen server å drifte, ingen lisenser per bruker, og det skalerer fra fem brukere til femti uten at noe må bygges om.

Del	Hva den gjør
Workers	Selve applikasjonen. Kjører i Oslo-området, svarer på millisekunder.
D1	Databasen. Ordrer, kunder, maskiner, ansatte, timer, kjøresedler.
R2	Bilder fra førerappen og kjøreseddel-PDF-ene.
Queues	Utsending av SMS og e-post, og synkronisering mot økonomisystemet. Går i bakgrunnen, så en treg integrasjon aldri gjør appen treg.
Cron	Nattlige jobber: synk, påminnelser, rapporter.

Hvorfor det er trygt å utvide senere

Systemet deles i moduler med klare grenser — ordre, kalender, førerapp, kjøreseddel, integrasjon. Hver modul eier sine egne data og har ett tydelig sted den snakkes til gjennom. Legger vi HMS-modulen på til høsten, trenger vi ikke røre ordremodulen for å gjøre det.

Hver endring får sin egen testversjon med egen adresse før den går i drift, så dere kan se den før den treffer noen som jobber.

Dere eier det

Koden er deres. Ingen brukerlisens som vokser med antall ansatte, ingen oppsigelsestid, ingen leverandør som eier dataene deres. Driftskostnaden på Cloudflare for et system av denne størrelsen ligger på noen hundre kroner i måneden, ikke titusener.

Pris

Fem biter. Hver med fastpris.

Dere kan stoppe etter hvilken som helst bit og sitte igjen med noe som virker. Ingen bit er avhengig av at den neste bestilles. Det er svaret på Josteins innvending om at dere ikke har uendelig med timer: dere binder dere til én bit om gangen.

Bit 1

Fundament og registre

60 000 – 80 000

1 uke · 60–95 timer

Plattform, database, innlogging og roller
Kunderegister med kontaktpersoner
Maskinregister med data per maskin
Ansatte, med binding fører–maskin
Etter denne biten: registrene er på plass og kan vedlikeholdes, men ingen ordre er lagt inn ennå

Bit 2

Ordre, kalender og ordrebekreftelse

100 000 – 130 000

1,5–2 uker · 100–150 timer

Reservasjon med alle feltene i spesifikasjonen over
Kalender med dra og slipp, kollisjonsvakt og synlig ledig kapasitet
Ordrebekreftelse på e-post og SMS
Etter denne biten: koordinator kan legge inn og disponere hele dagen. Det er her arbeidsdagen faktisk endrer seg.

Bit 3

Førerapp og digital kjøreseddel

110 000 – 140 000

1,5–2,5 uker · 110–180 timer

Appen: dagens jobber, kvittering, timer, bilder, avvik
Virker uten dekning — registrering lagres lokalt og sendes når nettet er tilbake
Kjøreseddel med obligatorisk ventetid og reisetid
Digital bekreftelse fra kunde, med navn og tidsstempel
PDF i deres eget oppsett
Etter denne biten: papiret er borte, og timene kommer inn samme dag i stedet for en uke etter

Bit 4

Integrasjon mot Tripletex

45 000 – 60 000

1 uke · 45–70 timer

Kunder inn, fakturagrunnlag ut, timer ut
Bygges og testes mot testmiljøet før noe treffer regnskapet
Etter denne biten: ingen taster de samme timene to ganger

Bit 5

Parallelldrift og opplæring

35 000 – 40 000

1 uke · 25–40 timer

To uker med fakturering i begge systemer, og avstemming mellom dem
Opplæring av koordinator og førere, på deres egne oppdrag
Retting av det som dukker opp når ekte folk bruker det
Etter denne biten: dere vet at tallene stemmer før dere stoler på dem alene

Bit	Timer	Uker	Fastpris
1 · Fundament og registre	60–95	1	60 000 – 80 000
2 · Ordre, kalender og bekreftelse	100–150	1,5–2	100 000 – 130 000
3 · Førerapp og kjøreseddel	110–180	1,5–2,5	110 000 – 140 000
4 · Integrasjon mot Tripletex	45–70	1	45 000 – 60 000
5 · Parallelldrift og opplæring	25–40	1	35 000 – 40 000
Samlet	340–535	6–8	350 000 – 450 000

Slik er tallet regnet ut

Timene over er estimert post for post, ikke satt etter magefølelse. To utviklere, full uke, og demoen som ferdig spesifikasjon — skjermene, interaksjonen og datamodellen er allerede tegnet og prøvekjørt, og det er normalt en tredjedel av arbeidet i et slikt prosjekt.

Det gir en effektiv timepris på rundt 1 000 kroner. Blir det mer arbeid enn estimert, er det vår regning — fastpris betyr at vi bærer den risikoen, ikke dere.

De to postene som oftest sprekker i slike prosjekter er offline-håndtering i mobilappen og integrasjonen. Begge er satt med romslig topp i estimatet, nettopp fordi vi har sett dem sprekke før.

Drift etterpå

3 000 – 5 000 kr i måneden for hosting, overvåking og feilretting. Cloudflare koster i seg selv noen hundrelapper — resten er folk som svarer når noe ikke virker. Videreutvikling avtales bit for bit, ikke som abonnement.

Regnestykket vi ikke kan gjøre ferdig

Over fem år koster dette 530 000 – 750 000 med drift medregnet. SmartDok ville kostet rundt 245 000 i samme periode — men det er uten ordremodul, og det erstatter ikke Business Central. Det ville blitt et system nummer tre, ikke ett færre.

Den sammenligningen er uansett ikke den viktige lenger. Når Business Central skal ut, er spørsmålet hva dere slutter å betale. Vi vet ikke hva Business Central og Xago koster dere i dag — den summen har vi ikke fått. Det er det tallet som avgjør regnestykket, ikke vårt.

Send oss årskostnaden på lisensene, så setter vi den inn og regner ferdig.

Grensene

Det vi ikke gjør.

Like viktig som lista over hva som er med. Ingenting av dette er glemt — det er valgt bort, og vi sier det nå framfor at dere oppdager det i uke ni.

Lønnskjøring. Vi sender timene til økonomisystemet. Lønn kjøres der den kjøres i dag.
Regnskap og bilag. Tripletex eller Business Central er fasit på penger. Vi bygger ikke et regnskap til.
HMSREG. Kommer, men ikke i denne leveransen. Rapporteringen fortsetter som i dag inntil videre.
Kompetanseregister. Dere har Munio LMS. Vi henter statusen inn senere framfor å bygge kursmodul om igjen.
Prosjektregnskap. Driften er dispatch, ikke prosjekt. Vi følger maskin og oppdrag, som er de enhetene som faktisk finnes hos dere.
Migrering av historikk. Registrene — kunder, maskiner, ansatte — tas med over. Gamle ordrer og kjøresedler gjør de ikke. Skal historikk med, er det en egen jobb, og vi trenger å vite hvor mange år og hva den skal brukes til.

Neste steg

Tre spørsmål, så kan vi sette dato.

Hva koster Business Central og Xago i dag? Det er tallet som mangler i regnestykket, og det er deres, ikke vårt.
Hvor strengt skal kjøreseddelen bekreftes? Navngitt signatur med tidsstempel er tryggere, men strengere mot kundene deres enn dagens strek.
Hvor mye historikk skal med over? Registrene tar vi uansett. Gamle ordrer og kjøresedler er en egen vurdering.
Når kan vi starte? Første bit tar en uke. Søknaden om API-tilgang hos Tripletex bør sendes samtidig, siden den ventetiden ikke er vår.

Arne Bergum · Smartkode
arne@bergumlie.no